Encümen Müdürlüğü

MÜDÜR Ayhan Kılınç
ÖZGEÇMİŞ Ayhan Kılınç 1968 yılında Kocaeli’nin Karamürsel ilçesinde doğdu. İlk, orta ve lise öğrenimini Kocaeli’nde tamamladı. İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Maliye ... devamını oku
TELEFON 0212 455 17 70
SANTRAL 0212 455 13 00
FAX 0212 455 26 18
ADRES İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kemalpaşa Mah. 15 Temmuz Şehitler Cad. No:5 34134 Fatih / İSTANBUL
İNSAN KAYNAKLARI Başvuru yap >
GÖREVLER
İLGİLİ BİRİMLER
İLGİLİ HABERLER
İLGİLİ BELGELER
İLGİLİ İHALELER
  • Başkanlık Makamı tarafından Encümene havale olunan dosyaların işlemlerini kanun, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak yürütülmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak ve bu bağlamda Encümenin sekreterya işlemlerini yürütmek,
  • Encümene havale edilen dosyaları tetkik etmek, varsa eksiklerini tamamlatmak ve Encümene rapor etmek,
  • Encümen ve ihale gündemini hazırlamak ve ilgili birimlere dağıtımını sağlamak,
  • Encümen ve ihale kararlarını yazmak, Encümen üyelerine imzalatmak, karara muhalif kalan üyelerin muhalefet gerekçelerini ve toplantıya katılmayan üyelerin katılmadıklarını kararda belirtmek,
  • İhale dosyalarının ilan ve davetlerini yapmak ve müdürlüklerine bildirmek, davet yapılması gereken dosyaların davet yazılarını hazırlamak ve ilgililerine tebliğ edilmesini sağlamak,
  • İhaleye katılmak isteyen istekliler tarafından verilen İhale teklif zarflarını İhale Komisyonu adına teslim almak, ihale saatine kadar muhafaza etmek ve ihale saatinde Komisyona sunmak, teklifini geç verenlere veya usulüne uygun vermeyenlere dair tutanak tanzim etmek,
  • Belediyemiz birimleri tarafından ve kamu kurum ve kuruluşlarından gönderilen ilan ve duyuruların belediyemiz ilan panosunda ve ilgili yerlerde yayımlatılmasını sağlamak, neticeyi ilgili kuruluşlara bildirmek,
  • Encümene havale edilen dosyaların ve Müdürlüğün, Belediyenin diğer birimleri ile arasındaki yazışmalarda evrakın kayıt ve tanzimini sağlamak ve yerlerine ulaştırılmasını ve umumi evrak ve kayıtların usulüne uygun tutulmasını temin etmek,
  • Evrakın kayıt ve sevki ile ilgili işlemlerde, mevzuata göre tutulması zorunlu kayıtlarla, zabıt defterinin, gelen evrak defterinin ve giden evrak defterinin usulüne uygun olarak tutulmasını, kayıt defterinin sayfa birleşim yerleri mühürlenerek en son sayfaya defterin kaç sayfadan ibaret olduğunu belirterek imza ve mühürlenmek suretiyle onaylamak,
  • Her yıl Belediye Encümeni’nin haftanın hangi günleri kaç defa, saat kaçta toplanacağına dair Başkanlık onayının alınarak Encümen’e havalesini sağlamak,
  • Belediye Encümeni’nde daimi üyelerle birlikte görev yapacak Meclis Üyeleri ve memur üyelerle ilgili Başkanlık onayını almak, Meclis üyeleri ile ilgili olarak ise Meclis’e havalesini sağlamak,
  • Encümen kayıt defteri ve encümen zabıt defterini tanzim etmek ve karar özetlerini zabıt defterine yazmak, Encümen ve İhale Kararlarını müdürlük arşivinde muhafaza etmek,
  • Gelen evraklarla ilgili olarak, imza karşılığında alınan evrakı, yazı ve dosyaları sıra numarasına göre gelen evrak defterinin ilgili bölümlerine kaydedip, üzerlerine kayıt tarihi ve numaraları yazıldıktan sonra tasnif etmek, bilgisayar ortamında kayıt etmek,
  • Giden evrakla ilgili olarak ise, gelen evrak kaydına girerek işlem görmüş veya müdürlükçe başka birimlere yazılan yazıları imza karşılığında sıra numarası vererek giden evrak defterinin ilgili bölümlerine kaydetmek, evrakları ilgili yerlere gönderilmek üzere imza karşılığında ve zimmet defterine kaydetmek suretiyle, dağıtımını sağlamak,
  • İhalelerle ilgili işlemlerde; Belediye Bünyesindeki birimler tarafından hazırlanan ve Müdürlüğe intikal eden ihale dosyalarına Encümen kararı doğrultusunda gerekli işlemleri yapmak, işlemleri tamamlanan encümen ve ihale dosyalarını ilgili birimlere iletmek,
  • İlan edilmesi gereken dosyaların ihale ilan metinlerini hazırlamak, kontrol etmek ve gerekli yayın yerlerine göndererek yayımlanmasını ve ilan edilmesini sağlamak ve yayımlanan ilanları kontrol etmek, yayımlanan ilanların faturalarının ilgili kuruluşlara ödenmesini sağlamak,
  • İhaleleri yapılan işlerin dosyalarının, karar pulları, ilan bedelleri, teminatları ve ihalelerle ilgili diğer işlemleri usulüne uygun olarak yaparak dosyaları ilgili birimlere göndermek,
  • İhale için geçici teminat yatırmak isteyen isteklilerin teminat yatırma işlemlerini yapmak, ihale üzerinde kalmayan isteklilerin geçici teminatlarını muhafaza etmek ve iade işlemlerini yapmak,
  • İhale tutanaklarını hazırlamak, ihalesi sonuçlanan dosyaların çıkış işlemlerini yapmak ve ihale sonuçlarını bilgisayar ortamında rapor haline getirmek,
  • Personelin izin, istirahat, terfi, ceza, nakil ve tayinleri ile ilgili yazışmalarla, şahsi dosyalarını düzenlemek, Personel yıllık izinlerini; işlerin aksamaması için, Müdürlük makamınca onanan yıllık izin çizelgelerine göre kullanılmasını sağlamak,
  • Müdürlüğün ihtiyacı olan sarf ve demirbaş malzemelerin temin etmek ve tamiri gerekenlerin tamir edilmesini ve kayıtlarının ilgili mevzuata uygun olarak tutulmasını sağlamak, ihale ilan bedelleri için ihtiyaç duyulan krediyi açmak ve takibini yapmak,
  • Müdürlük bünyesinde bulunan salon, oda, koridor ve diğer bölümlerin günlük temizliğinin yapılmasını sağlamak, Encümen toplantı salonunu hazırlamak,
  • Belediye Encümenince alınan Encümen ve İhale kararlarını tarih ve numara sırasına göre ciltleterek veya klasörler halinde ekli onay belgeleri ve gerekli diğer ekleri ile birlikte arşivlenerek muhafaza edilmesini sağlamak,
  • Konularına göre şefliklerde sonuçlanan ve arşivlenmesi gereken bütün evraklar konu ve yılına göre ilgili mevzuat hükümlerine göre muhafaza etmek. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzeme için de; Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkındaki Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabul Hakkındaki Kanun hükümlerine göre işlem yapmak,
  • Başkanlık Makamı tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

MÜDÜRLÜK
Tarih
Kelime
ARA
1/ 6
TARİH BİRİM TÜR KONU
  • Canlı Destek
  • Beyaz Masa
  • Hava Durumu
  • Trafik
  • Sosyal Tesisler